Tietosuoja

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation) 679/2016 määrittää periaatteet henkilötietojen käsittelylle. Sitä sovelletaan yhdessä kansallisen tietosuojalain 1050/2018 kanssa.

Tietosuojalla tarkoitetaan toimenpiteitä, joilla suojataan henkilön yksityisyys henkilötietojen käsittelyssä. Someron sosiaalipalveluissa tämä tarkoittaa asiakkaiden, henkilöstön ja sidosryhmien henkilötietojen suojaamista.

Tietosuojan tavoitteena on huolehtia henkilötietojen oikeaoppisesta ja lainsäädännön mukaisesta käsittelystä, jolloin minimoidaan tietojen väärinkäytön mahdollisuudet. Tietosuojalla parannetaan luottamusta palveluihin sekä hyödynnetään digitalouden tarjoamia mahdollisuuksia toiminnassa.

Me käsittelemme henkilötietojasi sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteiden mukaisesti:

1. Meillä on kokonaiskuva hallussamme olevista henkilötiedoista ja niiden käsittelyyn sisältyvistä riskeistä.
2. Keräämme ainoastaan ennalta määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämiseksi ja palveluiden kehittämiseksi.
3. Huolehdimme suunnitelmallisesti ja läpinäkyvästi henkilötietojen elinkaaren hallinnasta ja suojaamisesta.
4. Varmistamme säännöllisten koulutusten avulla, että henkilöstöllämme on riittävä tietosuojaosaaminen tehtävänkuvasta riippuen.
5. Mahdollistamme asiakkaillemme tiedonsaannin omiin henkilötietoihinsa ja informoimme kattavasti henkilötietojen käsittelyperiaatteista.
6. Arvioimme säännöllisesti henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä yksilöiden oikeuksille ja vapauksille.
7. Varmistamme, että sopimuskumppanimme noudattavat vähintään lainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita. 

Rekisteritietojen tarkastusoikeus

Someron kaupungin sosiaalitoimisto pitää sosiaalihuollon asiakastiedoista henkilörekisteriä tietosuojalain ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja on tietojen rekisterinpitäjä. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja tämä oikeus koskee myös sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja.

Rekisteritietojen tarkastusoikeus on henkilökohtainen, eivätkä esimerkiksi lähiomaiset voi käyttää tarkastusoikeutta asiakkaan puolesta edes valtakirjalla. Myöskään edunvalvoja ei voi käyttää vajaavaltaisen tai holhouksen alaisen henkilön tarkastusoikeutta, ellei edunvalvontaa koskevassa päätöksessä ole nimenomaisesti ulotettu edunvalvontaoikeutta myös henkilön asiakasasiakirjatietoihin. Alaikäisen kohdallakin tarkastusoikeus on yksinomaan alaikäisellä, mikäli hän vastaa itse hoidostaan ja on kieltänyt tietojensa antamisen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalle.

Tarkastus- vai kopiopyyntö vai Omakanta?

Omakanta-palvelusta sosiaalihuollon asiakkaat eivät vielä näe sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Omakanta on tulossa näillä tiedoin käyttöön vuoden 2022 alusta. (ks. SorkKa-projekti). Jos haluaa vain saada itselleen kopiot omista tai lapsensa asiakastiedoista, helpointa ja nopeinta on tehdä rekisteritietojen tarkastuksen sijaan asiakirjapyyntö, vaikka molempien pyyntöjen lopputulos on yleensä sama. Tarkastuspyyntö ja kopiopyyntö eroavat siten, että rekisteritietojen tarkastuspyyntö perustuu tietosuojalakiin ja kopiopyyntö julkisuuslakiin.

Tarkastuksessa nimenomaan tarkastetaan tietoja ja kopiopyynnöllä pyydetään asiakasasiakirjojen kopiot.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen

Asiakasasiakirjoja koskeva tarkastuspyyntö tehdään johtavalle sosiaalityöntekijälle tai muulle sosiaalihuollon ammattihenkilölle. 

Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi täytetään kirjallinen tarkastuspyyntölomake. 

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö

Pyyntö lähetetään omakätisesti allekirjoitettuna Someron sosiaalitoimistoon. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse eikä sähköisessä palvelussa. Tarkastuspyyntölomakkeeseen tarkennetaan mitä tietoja tarkastuspyyntö koskee ja miten tarkastusoikeus halutaan toteuttaa.

Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa joko henkilökohtaisena käyntinä tai pyytämällä asiakasasiakirjoista jäljennökset. Jos tiedot halutaan tarkastaa henkilökohtaisesti, pitää tarkastustilaisuuteen tullessa henkilöllisyys todistaa virallisella tunnistaumisvälineellä: ajokortti, henkilötodistus tai passi.

Tarkastusoikeuden käyttäminen samoihin tietoihin on maksutonta, jos kahden tarkastuspyynnön välinen aika on yli yhden vuoden.

Tarkastuspyynnöstä kieltäytyminen

Tarkastuspyynnöstä voidaan kieltäytyä, mikäli tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille tai on vastoin lapsen etua. Kielteisestä päätöksestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa on kerrottu kieltäytymisen syy.

Tarkastusoikeuden eväämisen veroisena pidetään sitä, että potilas ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä saanut tietoja tai kirjallista vastausta.

Asiakas voi saattaa kielteisen päätöksen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Päivitetty /MS 29.5.2020